Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Für Anfragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

2. Zwecke der Verarbeitung

Handwerkhelfer ist eine Betriebsplattform für Handwerksbetriebe. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich, um Anfragen von Kundinnen und Kunden entgegenzunehmen, Aufträge zu planen, durchzuführen und abzurechnen sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.

2.1 WhatsApp-Kommunikation (Text)

Schreibt eine Kundin oder ein Kunde uns über die WhatsApp-Business-Rufnummer, verarbeiten wir Name (sofern übermittelt), WhatsApp-Telefonnummer, Nachrichteninhalt, Zeitstempel, Sitzungs- und Konversations-IDs sowie die Zuordnung zum zugehörigen Auftrag. Erstmalig wird eine aktive Einwilligung („Ja") nach einem Consent-Template eingeholt, bevor inhaltliche Verarbeitung erfolgt.

2.2 WhatsApp-Sprachnachrichten

Sprachnachrichten werden automatisch transkribiert, um sie in den Auftrag zu übernehmen. Das Audio und die Transkription werden mit Zeitbegrenzung gespeichert; das Rohaudio wird nach kurzer Zeit gelöscht. Die Transkription-KI läuft im EU-Rechenzentrum Frankfurt (Google Vertex AI, Region europe-west3).

2.3 Hinweis zur Verschlüsselung bei WhatsApp Business

Nachrichten, die Sie uns über WhatsApp Business senden, sind zwischen Ihrem Gerät und Meta (Facebook) sowie zwischen Meta und unserem Server transport-verschlüsselt (TLS 1.2+), jedoch nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt wie bei privaten WhatsApp-Chats. Meta verarbeitet die Nachricht als technisch notwendiger Durchleiter, bevor sie an unser Backend zugestellt wird. Dies entspricht dem Standard-Architektur-Modell aller Business-Messaging-APIs (Slack, Microsoft Teams, Telegram Bot, E-Mail).

Meta ist vertraglich (Data Processing Addendum + EU-Standard­- vertragsklauseln + EU-US Data Privacy Framework) darauf verpflichtet, Nachrichten ausschließlich zur technischen Durchleitung zu verarbeiten, keine inhaltliche Analyse für Werbezwecke durchzuführen und die Daten nicht zu Trainings­- zwecken für KI-Modelle zu verwenden. Meta-intern werden die Nachrichten verschlüsselt gespeichert und nach Zustellung binnen ca. 24 Stunden gelöscht.

Wenn Sie vollständige Ende-zu-Ende-Vertraulichkeit benötigen (z. B. besonders sensible Informationen), nutzen Sie bitte nicht WhatsApp Business, sondern eine der folgenden Alternativen:

• Private-WhatsApp-Chat (anstelle von Business-Rufnummer) — Ende-zu-Ende-verschlüsselt
• Signal oder Threema — auch Ende-zu-Ende-verschlüsselt
• E-Mail mit PGP/GnuPG-Verschlüsselung an die oben genannte E-Mail-Adresse
• Telefon-Anruf — nimmt unser Sprach-Assistent entgegen (Transkription läuft in EU, siehe 2.4)

2.4 Telefonie

Rufen Sie unsere Rufnummer an, nimmt der KI-gestützte Telefonassistent Ihren Anruf entgegen, nennt Ihnen Termine und erfasst das Anliegen als Lead. Wir speichern Verbindungsdaten, eine Audio-Aufzeichnung (soweit gesetzlich zulässig bzw. mit Ihrer Zustimmung) und die daraus abgeleitete Transkription. Zur Sprach-Verarbeitung setzen wir Vertex AI (Frankfurt, europe-west3) ein.

2.5 Auftragsabwicklung & Rechnung

Zur Erfüllung des Auftrags und zur Rechnungsstellung verarbeiten wir Kontaktdaten, Objekt-/Adressdaten, Auftragsinhalte, Termine, Zahlungsinformationen sowie im Rahmen der Rechnungsstellung die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben nach §§ 14, 14a UStG.

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage sowie zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen (Anfrage, Terminplanung, Auftragsdurchführung, Rechnungsstellung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Wahrung berechtigter Interessen (Dokumentation, Nachweis der Auftragsdurchführung, Missbrauchsabwehr).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung für WhatsApp-Kommunikation. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie uns die Phrase „DSGVO Widerruf" zusenden oder eine E-Mail an die oben genannte Adresse schreiben. Aus Meta-Kompatibilität werden ebenfalls die globalen Schlüsselwörter „STOP", „STOPP" und„UNSUBSCRIBE" akzeptiert.

4. Sub-Prozessoren & Dienstleister

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Die folgende Tabelle listet die aktuell eingebundenen Anbieter; vollständige AVV-Unterlagen liegen intern vor.

Für alle Drittland-Übermittlungen haben wir Standardvertragsklauseln (SCC 2021/914 Modul 2) abgeschlossen und stützen uns zusätzlich auf das EU-US-Data-Privacy-Framework (Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023). Die vollständige Auftragsverarbeiter-Liste inklusive SCC-Modulen und AVV-Status pflegen wir intern in docs/compliance/SUB-PROCESSORS.md.

5. Drittlandtransfer (USA)

Hetzner und Sipgate sind reine EU-Anbieter; hier findet kein Drittlandtransfer statt. Supabase, Google und Meta haben zwar EU-Vertragspartner bzw. EU-Regionen, können aber technisch bedingt US-Infrastruktur bzw. US-Mutter­gesell­schaften einbinden. Rechtsgrundlage für diese Übermittlungen sind Standardvertragsklauseln und — soweit einschlägig — das EU-US-Data-Privacy-Framework. Für Vertex AI ist die Verarbeitung zusätzlich auf die EU-Region europe-west3 (Frankfurt) fest gepinnt.

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgegeben ist. Unser nächtlicher Retention-Cron (03:15 Europe/Berlin) löscht automatisch:

7. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Sie können verlangen zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO, „Recht auf Vergessenwerden") — wir löschen Ihre Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung(Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format (ZIP-Export).
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — jederzeit, ohne Angabe von Gründen. WhatsApp: Nachricht mit dem Wort „stopp". E-Mail: eine formlose Nachricht an datenschutz@handwerkhelfer.de.
• Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall (Art. 22 DSGVO) — Terminvorschläge der KI sind vorbereitend; eine verbindliche Entscheidung trifft stets ein Mensch.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Zuständig für unseren Sitz ist die [zuständige Landes-Datenschutzbehörde — TODO legal].

9. Kontakt

Für alle Anliegen rund um den Datenschutz — Auskunft, Löschung, Widerruf, Beschwerde — schreiben Sie uns formlos unter:

datenschutz@handwerkhelfer.de